Enten du er en voksende ung profesjonell eller en erfaren leder, er e-postskriving et viktig aspekt ved forretningskommunikasjon. Og takket være det som ofte blir sett på som mysteriene til engelsk grammatikk og finessene i det skrevne ord, kan det være en daglig kamp. Det gjelder spesielt hvis du må motivere travle mennesker til å svare eller ta opp et potensielt berørt emne. For å skrive en god e-post, må du vite to ting: vanlige feil å unngå, og strategier på neste nivå for å komme videre.
Men først – du må vite hvordan en flott e-post ser ut hvis du skal skrive en.
Skriv perfekte e-poster.
Grammatikk kan hjelpe.
Anatomi av en god e-post
Hver e-post du skriver har den samme grunnleggende strukturen: Emnelinje, hilsen, e-posttekst og avslutning. Men som med enhver skriftlig form for profesjonell kommunikasjon, er det en riktig måte å gjøre det på og standarder som bør følges. Slik skriver du en skikkelig e-post:
1Emnefeltet
Emnelinjenkan være den viktigste delen av e-posten, selv om den ofte blir oversett til fordel for e-postteksten. Men hvis du kald-e-poster noen, eller bare etablerer et profesjonelt forhold, kan emnelinjen din lokke folk til å åpne meldingen, samt sette forventninger til hva som er vedlagt. På den annen side kan en dårlig utformet eller generisk emnelinje (som "Hei" eller "Du vil ikke gå glipp av det") avskrekke leseren og føre til at e-posten din havner i søppelpostmappen.
"Bruk dobbelt så lang tid på å lage den riktige emnelinjen som du gjør på [kroppen], for hvis de ikke åpner e-posten, spiller det ingen rolle," sier Cole Schafer, grunnlegger og kopisjef i Honey Copy.
2Åpnere
I de fleste situasjoner med e-postskriving vil du inkludereen rask hilsenfor å anerkjenne leseren før du dykker ned i hovedmeldingen eller forespørselen din.
Unntaket: Når du er i en e-postkjede med nære kolleger, blir det ofte mer naturlig å droppe åpneren (så vel som lukkingen). Selv om det i utgangspunktet kan føles som en faux pas, signaliserer det en bedre profesjonell rapport.
3Kropp
Brødteksten i en e-post er kjøttet av meldingen din, og den må ha en klar og spesifikk hensikt, for eksempel å få tilbakemelding på en presentasjon eller å arrangere et møte med en ny klient. Den bør også være kortfattet. På den måten vil folk være mer tilbøyelige til å lese den, i stedet for å skumme den og risikere å gå glipp av viktig informasjon. Hvis du kan, kok det ned til noen få utvalgte setninger.
Og for e-poster som krever mer lengde og detaljer, hold den så fokusert du kan. «Ingen ønsker å motta en roman. Du vil holde det mellom tre, fire eller fem linjer med tekst, sier Schafer.
4Avslutninger
Akkurat som du vil starte ting på høyre fot med hilsenen din, vil du også skilles godt. Det betyr å skrive en vennskapLogg av. Og det er mange alternativer å velge mellom.
For eksempel, her er 12 vanlige og profesjonelle avslutninger som Grammarly-brukere valgte på en gitt dag:
- Takk
- beste
- hilsen
- Vennlig hilsen
- ha det fint
- takk så mye
- jubel
- beste ønsker
- beste hilsener
- respektfult
- snakkes snart
- med vennlig hilsen
Du vil velge en avslutning som føles ekte for din personlighet og skreddersy den til forholdet for å sikre et passende nivå av profesjonalitet. På den annen side, vanlige avslutninger som "kjærlighet", "sendt fra iphone," eller "thx," kan best stå ubrukt i profesjonelle e-poster.
8 vanlige skrivefeil for e-post (og hva du skal gjøre i stedet)
Akkurat som hver e-post er en mulighet for profesjonell vekst, er det også potensialet for å falle inn i vanlig e-postskrivingvaner. Her er åtte feil å unngå:
1Utelater nødvendige Oxford-komma
DeOxford kommakan være noe polariserende når du tenker på hvordan du skriver en ordentlig e-post, avhengig av hvilken stilguide som brukes for profesjonell kommunikasjon i din bransje – den blir vanligvis enten avvist eller hyllet som et verktøy for avklaring. Uansett, mange har sterke meninger om det. Men å utelate dem kan føre til forvirring, avhengig av setningen.
Hva du skal gjøre i stedet:Mens Oxford-kommaet kanskje ikke passer i visse sammenhenger, er det vanligvis en god idé å bruke dem i e-poster. Det er fordi det kan hjelpe deg å spare tid og unngå feilkommunikasjon, forvirring og til og medjuridiske problemer.
2Sikring
Grammarly brukere vet det når det gjeldersikring, er det bedre å utelate det enn å la det ligge, spesielt i e-poster. Og hvis du er bekymret for å fremstå som uhøflig, ikke vær det: I motsetning til hva mange tror, gjør sikringsspråk deg til å høres mindre selvsikker ut, noe som til slutt kan undergrave skrivingen din.
Hva du skal gjøre i stedet:Fortell din idé eller mening, og forklar deretter "hvorfor" bak resonnementet ditt. På den måten vil du bli bedre forstått og glansen din kan skinne igjennom.
3Ekstremt lang og/eller uklar kopi
Ville du lest en e-post som var på 1000 ord? Sannsynligvis ikke – de fleste skumleser e-poster som er på langsiden. Og hvis du legger til setninger som er vanskelige å følge eller blandede meldinger i utkastet, er det enda mindre sannsynlig at du får et tilfredsstillende svar. (Eller et hvilket som helst svar.)
"Jeg får massevis av [e-poster] som bare er disse enorme tekstblokkene. Og jeg forstår hvorfor de gjør det - så du har nok detaljer. Men det er veldig vanskelig å lese, og jeg kommer ikke til å lese hele greia, sier Kat Boogaard, en frilansskribent fra Wisconsin.
Hva du skal gjøre i stedet:Hold det kortfattet og fokuser på saken. Avslutt så med en oppfordring til handling, en forespurt svardato, og gjør det klart at du er åpen for spørsmål og oppfølginger (hvis det er tilfelle).
4Å være for uformell (eller formell)
Avhengig av omstendighetene dine, kan det være et feiltrinn å vingle for mye til den tilfeldige eller formelle siden av skrivingen. Å være altfor uformell blir ofte sett på som en nybegynnerfeil, men stivt, formelt språk kan også være skadelig for budskapet ditt.
Hva du skal gjøre i stedet:For å finne den perfekte balansen mellom formell og uformell, er nøkkelen å tenke på forholdet mellom deg selv og mottakeren og ta sosiale signaler etter hvert som kommunikasjonen din skrider frem.
"Du vil på en måte se hva noen andre gjør og delta, spille med, på en måte erkjenne måten kommunikasjon utvikler seg og måten forventninger i et forhold utvikler seg på," sier Dan Post Senning, enetiketteekspertved Emily Post Institute.
Her er et tips:Mens GIF-er og emojier kan være gode for å skape en følelse av kameratskap mellom kolleger, kan disse sees på som altfor uformelle i mange sammenhenger.
5Klisjeer
Ikke allee-postklisjeerer kardinalsynder. Enkelte aspekter av e-postene dine er nødt til å være litt formelle. Tross alt har de fleste e-poster den samme grunnleggende strukturen, og det er setninger du kan bruke for å sikre klarhet eller dekke grunnlaget ditt. Men hvis du skal gjenta setninger, sørg for at de har et klart formål.
Som Kiera Wright-Ruiz, en sjef for sosiale medier hos Googles Local Guides, sier det: «Selv om jeg alltid gjentar: «Vennligst gi meg beskjed hvis du har spørsmål», vil jeg faktisk vite om de har spørsmål.»
Men mesteparten av tiden vil du redigere klisjeer når det er mulig, siden de kan få folk til å tune ut. Her er de syv beste for å unngå:
- Se vedlagt
- Takk på forhånd
- jeg ser frem til å høre fra deg
- Per vår samtale
- jeg håper du har det bra
- Til den det måtte gjelde
- Beklager for sent svar
Metode: Vi søkte etter termer brukt av Grammarly-brukere basert på våre mest populære bloggartikler.
Hva du skal gjøre i stedet:Prøv å lese utkastet for klisjeer, tone og stemme for å kommunisere budskapet ditt mer effektivt mens du holder leseren engasjert. Spør deg selv: Hvis sjefen din (eller moren) leser denne e-posten, ville du vært fornøyd med den? Hvis svaret er ja, er du på rett vei.
6Gjentakelse
Folk gjentar ofte ord i samme avsnitt, to ganger i to setninger, eller bare for nær hverandre til å gå ubemerket hen. Selv om det ikke er den verste krenkelsen, er det en annen ting som kan få en leser til å slå av.
Her er de mest gjentatte ordene du bør unngå:
- bare
- regnskap
- som
- alltid
- utgave
- informasjon
- punkt
- også
- finne
- bare
- ta
- beskjed
- nettsted
- sende
- rekkefølge
- fortsatt
- til og med
- Dato
- be om
- koste
- rapportere
Hva du skal gjøre i stedet:Prøv å lese utkastet høyt, bruk tekst-til-tale-funksjonen på telefonen, eller kjør det av en kollega før du sender det. Grammarly kan også hjelpe deg med å fange disse gjentatte eller overbrukte ordene.
7Robotspråk
E-post kan være en etterkommer av sneglepost, men det betyr ikke at meldingene dine skal høres ut som en gammeldags versjon av deg selv. Faktisk bør e-poster høres ut som personen som skriver den. Så å bruke setninger som høres ut som noe fra en viktoriansk roman er ikke det beste trekket hvis du vil komme i kontakt med leseren.
"La oss innse det: Ingen ønsker å lese en lærebok. Du vil lese en blogg eller en artikkel eller en ekte samtale. De er en person, de er ikke en robot. Så bruk språk som høres ut som noe du ville sagt hvis du bare sitter på en kaffebar, sier kopisjef Schafer.
Hva du skal gjøre i stedet:Du kan få en mer naturlig effekt ved å late som du skriver til en venn eller ha en samtale med en vennlig bekjent. For eksempel ville du sannsynligvis ikke sagt noe som "Hilsen" og "Jeg håper været er fint der du er" hvis du møtte noen for kaffe. Du vil si noe sånt som "Hei" og "Takk igjen for at du tok deg tid."
8Overbruk av utropstegn!
Entusiasmen er stor. Men i visse sammenhenger kan overbruk av utropstegn gjøre mer skade enn nytte. Dette gjelder spesielt hvis du bygger et nytt forhold eller kontakter noen utenfor selskapet ditt. Du er tross alt en representant for arbeidet ditt når du bruker en bedrifts e-postadresse. Men folk elsker utropstegn, og de er fortsatt noe mange stoler på for å formidle en positiv tone.
For eksempel, her er de vanligste setningene og ordene folk bruker med utropstegn i e-poster:
- Takk!
- Takk skal du ha!
- Ha en fin helg!
- God dag!
- Hallo!
- Hilsener!
- Hei!
- God morgen!
- Ha en flott dag!
Hva du skal gjøre i stedet:Etter at du har skrevet utkastet ditt, gjør et raskt søk etter utropstegn og bruk dømmekraften din til å bestemme hvilken (hvis noen) du skal beholde basert på forholdet ditt til mottakeren. Som en generell regel, prøv å holde det til én eller to per e-post med kolleger.
E-postskriving på neste nivå
Når du har det riktige e-postformatet og du vet hvilke feil du bør unngå, er det på tide å fokusere på å få utkastene dine til å skille seg ut fra de utallige e-postene de fleste får hver dag. Her er fire strategier for å ta din til neste nivå:
Tenk positivt
Å sende en e-post som er eksternt negativ, eller til og med nøytral, kan sette deg på et vanskelig sted. Og som med all skriftlig kommunikasjon, kan det være rom for feiltolkninger.
"I fravær av annen informasjon, misligholder tolkningen vår ofte det negative," forklarer kommunikasjonsetiketteekspert Post Senning. «Når du snakker om negativ kommunikasjon, [mangler] du informasjonen som er tonefall, glimtet i øyet, det gode humøret du har tenkt noe med eller til og med den ekte omsorgen eller bekymringen du er med gi kritikk. Så vær veldig forsiktig. Når noe er negativt for deg, fremstår det sannsynligvis som enda mer negativt for noen andre.»
Slå den riktige tonen
Du ønsker ikke å motta en e-post som lyder «Kjære [klient]» eller som refererer til arbeidet ditt i PR når du faktisk er i salg, fordi det umiddelbart vil vise at avsenderen enten sender deg masse-e-post, eller de gjorde ikke de riktige undersøkelsene og fant den rette kontakten. På samme måte vil du sørge for at hver e-post du sender har en tone som er laget spesielt for mottakeren, og at du sender den til riktig person.
Så selv om det kan være fristende å bruke maler, er det viktig å tilpasse den og huske på kommunikasjonsstilen til mottakeren før du trykker på send. For å oppnå dette kan et raskt Google-søk eller en titt på mottakerens LinkedIn- eller Twitter-feed gjøre underverker.
Før du sender, prøv å sette deg inn i mottakerens sted for en magesjekk på tone og innhold. Og hvis du har vanskelig for å lese din egen tone i e-post, Grammarly'stone detektorkan hjelpe deg med å finne ut hvordan du høres ut for mottakeren.
Følg opp – i god tid
Hvis du sender en e-post, er du sannsynligvis ute etter et raskt svar. Men med de store e-postmengdene folk flest sorterer gjennom hver dag, kan ting ende opp med å gå seg vill. Som en generell regel, aoppfølgingsmeldingbør aldri komme mindre enn tjuefire timer etter sending av den første e-posten.
Med andre ord: Ikke vær personen som sender en oppfølgingsforespørsel to timer etter sending. I ekstreme tilfeller kan den typen oppførsel til og med få deg blokkert. "Når du bruker mer tid og faktisk bryr deg om personen på den andre siden av e-posten, vil du umiddelbart se en mye høyere svarprosent. Jeg måtte lære det på den harde måten, sier kopisjef Schafer.
Gjør det lett for øynene
De fleste meldingene du sender vil sannsynligvis være på den korte siden, noe som er flott for raske svar og få ting gjort. Men for lengre e-poster er skanbarhet navnet på spillet. Det er da ting som fet skrift, kulepunkter, understrekede setninger og en TL;DR-seksjon (for lang, ikke lest) kommer godt med.
Det er mange faktorer å huske på når du skriver en e-post, og det er en stor feilmargin. Men når alt er sagt og gjort, handler det ikke om perfeksjon. Det handler om effektiv kommunikasjon.
"Jeg tror folk føler dette presset om at du trenger å være denne perfekte formidleren med dette enorme ordforrådet og disse perfekt strukturerte setningene. Og jeg vet ikke at det alltid er tilfelle fordi dere bare er to personer som kommuniserer, sier frilansskribent Boogaard.
Mer fra Grammarly:
- Hvordan fungerer grammatikk?
- Hvordan grammatikk hjelper deg å lære
- Møt Grammarlys Tone Detector